Grape People - Spark of Inspiration: A flying start to meeting

“让我们稍候片刻,再等等最后的小伙伴儿进入会议,然后会议将马上开始” (接着传来一阵窸窸窣窣的声音)

自新冠疫情以来,这大概是我们参加线上会议时听到最多的台词了。

为什么这么说会有问题?

我们都是人,是人就都有情绪。人们参加任何一场会议,都掺杂情绪在其中。入会的时候,每个人都带着自己的想法:“接下来的 deadline 我能应付吗?”“我怎么平衡本周的工作/生活?” 甚或是带着和同事之间的种种。

为了召开一场成功的会议,主持人应帮助参会者在心理上感到安全并尽快集中注意力。这些条件都具备时,我们才能期待参加线上会议的这群人真正做到专注、相互了解、协调一致并取得成果。

让我们看看在会议的前五分钟,哪些事儿有助于进入专注的状态和建立心理上的安全感:

1. 营造期待

还记得你上回在腾讯视频先看了 30 秒预告片才开始正剧吗?在电影,戏剧,乃至工作坊中也是同一回事儿。当观众对将要发生的事情有所期待和了解,他们更有可能参与其中并保持专注。

  • 管理好预期。“活动要达成什么效果,对我的期待是什么,为什么我要参加?” 会议或活动发出邀请时,要让参会者对这些问题形成概念。
  • 开头的五分钟要惊艳到观众,从而让他们期待接下来会发生什么。举个栗子,比如要求参与者选择一张图,这张图能反映他们与工作坊主题的联系,或者要求他们分别收集一些能展示他们个人特点的物品,以方便彼此间相互认识。

2. 准备一份明确的开启会议的计划

思考、计划、行动。如果你面前摆着一份计划,你会更容易专注。

“当天的会议要拿到什么样的成果?”“对参与者有什么期许?”“开头儿的时候,我怎么互动比较好?”

需要考量的内容包括:

  • 每个参会者到来时都要单独问候,并向他们准时参会表示感谢。
  • 让参会在聊天室或共享文档中写下关于他们的一周、假期以及最近让他们开心的事情,让他们互动起来。
  • 当你预计有人会晚,最好用一个计时器和现有的参会者们沟通开始的时间。设置一个大家都能看到的计时器展示倒计时是非常管用的,这样每个人都知道什么时候应该全神贯注于会议及其目标。有一些很棒的应用程序能适应线上和线下不同会议展示倒计时的需求。

3.带上自己并在场

作为会议的引导者,即便我们有预案和工具,可我们终究不是机器人,我们也会在会议中代入自己的情绪、感受和不安全感。如何管理自己的情绪?一些建议供参考:

  • 为你的自己感到骄傲与自豪,没有人是完美的,个性让你显得有意思。
  • 如果有录音录像,不妨等会后回看,并且把注意力放到那些你对自己感到满意的部分。
  • 搞个会前热身,比如走路,捋一捋整个过程,冥想,喝一杯咖啡等,允许自己转移注意力。
  • 加入会议的时候保持诚实的态度,如果你度过了愉快的一周,请分享给大家;如果过得糟糕,也请分享出来。
  • 总是展现比普通参会者高出 30% 的能量水平。
  • 表达你在会议中的感受,并在工作坊中保持觉察的状态。

打开会议的方式有很多种,有预期之中的也就有出乎意料的。每场会议之前都仔细思考本文列出的要点,能增加你快速进入状态的可能,从而让会议接下来的流程和表达都轻松很多。每一拨参会者都不一样,会有不同的需求和情绪,你能做的就是和自己保持链接,多多实验。